Compartilhar Tarefas: Como utilizar e quais são os benefícios?

Hoje em dia é muito comum  o compartilhamento de diversos dados como: imagens, documentos, mensagens e etc. Tudo com o intuito de aumentar a comunicação entre as pessoas e a velocidade de transação de informações. Se o compartilhamento já se tornou algo comum, porque não compartilhar tarefas?

Tarefas são atividades, que por sua maioria são criadas para serem realizadas em conjunto, ainda mais quando estamos falando do meio corporativo. Neste cenário, podemos compreender a importância do compartilhamento de tarefas, que faz o processo de executa-las, muito mais rápido, transparente e prático.

Como compartilhar tarefas?

Uma forma de potencializar o compartilhamento de tarefas é através de sistemas de gerenciamento criados especificamente para facilitar e tornar esse processo mais eficiente. Uma ferramenta que não pode faltar nesse tipo de software são os hiperlinks, que podem ser enviados para  todos os envolvidos.

Imagine a seguinte situação. Você está trabalhando em uma tarefa destina a um cliente muito importante e, ele solicitou a prestação de contas para saber a situação da atividade. Oque você faria ?

Muitos tentariam falar com o cliente de alguma forma e explicar  em que etapa estão e quanto tempo falta para finaliza-la. Mas até que ele entenda seria demandado um longo tempo, tempo esse, que poderia ser aplicado para terminar a atividade. Já com um sistema de compartilhamento, seria necessário apenas  enviar o link e o cliente acompanharia o processo em tempo real. Simples e prático. 

Existem graus de segurança, principalmente quando se trata de informações que circulam dentro de uma tarefa. Muitas tarefas possuem arquivos confidenciais, dados pessoais e até informações que podem comprometer os seus participantes. Por isso ao compartilhar uma tarefas, atente-se ao destinatário e a quais os dados essa tarefa possui.

Compartilhamento de tarefas no sistema illis

Dentro do sistema illis, utilizamos a ferramenta que compartilha tarefas através de hiperlinks, assim, as tarefas podem ser enviadas de acordo com a necessidade de segurança de cada uma. Vou demonstrar como esse procedimento acontece e como configura-lo

1 Passo

Clique no ícone para compartilhar a tarefa desejada.

2 Passo

Um link será gerado e você pode optar se apenas os participantes da tarefa podem visualiza-la ou se quiser deixa-la pública, basta selecionar “Qualquer pessoa com o link pode visualizar”.

3 Passo

Agora basta enviar o link para quem desejar. Quem receber o link poderá visualizar as tarefas juntamente com você.

Esse compartilhamento além de fácil ,  permite ao usuário escolher entre deixar a tarefa visível somente para os participantes ou para qualquer pessoa que queira acessa-la, independente se possui cadastro no sistema ou não.

A partir do momento que o link for enviado, todos os dados serão atualizados em tempo real. E para finalizar o compartilhamento  basta clicar no ícone novamente.

Para finalizar, digo a você que com o compartilhamento de tarefas, meus processos se tornaram muito mais simples, pois além de utilizar internamente, consigo demonstrar aos meus clientes várias informações e arquivos, que antes eu gastaria muito tempo para junta-las e hoje com apenas um clique já está pronto.

Convido você a utilizar essa funcionalidade e dar o seu feedback!!

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