Você sabe o que é um POP ? Entenda o significado e saiba como implementá-lo

A realidade dos pequenos negócios consiste em gerenciar a empresa através de tarefas rotineiras. O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um tipo de documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. Ele traz uma descrição desmembrada de todas as medidas importantes para que seja realizada algum tipo de tarefa.

Gerenciamento de qualidade

Ele também possibilita integrar melhor as áreas das empresas, o que é importante em caso de procedimentos que envolvem profissionais de vários setores. Internamente, esse Procedimento Operacional Padrão é um excelente instrumento de auditorias. Por meio dele, a Gerência de Qualidade pode analisar a execução do trabalho dos diversos setores. Com o documento, ela tem em mãos subsídios técnicos para indagar e verificar a eficácia da metodologia e sua familiarização entre os auditados. Após a criação e implantação do procedimento operacional padrão, deve ser definido um período para revisão do POP, para que sejam feitas correções necessárias no documento, verificando se o passo a passo está sendo seguido corretamente.

A ausência do POP

Se a empresa não conta com um POP em relação as tarefas, pode estar diante de um drama, principalmente quando se trata de contratações e demissões. Porém, ao contar com um Procedimento Operacional Padrão detalhado, a substituição será feita sem maiores problemas, uma vez que cada passo estará devidamente descrito, como um guia para o substituto seguir à risca. A maioria dos empreendedores que inserem este tipo de formulário nas empresas possui um Manual de Procedimentos. Escrever um POP para sua empresa é sinônimo de conseguir mais qualidade nas entregas.

Para a implantação do POP (Procedimento Operacional Padrão) é importante que os colaboradores sejam capacitados para que entendam este documento e saibam como utilizá-lo no dia e na execução de cada atividade. Imagine que o funcionário responsável por determinada tarefa precisou se ausentar de forma inesperada. A empresa certamente conta com outros funcionários capacitados para realizá-la, mas que nunca executaram o procedimento no dia a dia.

A Tecnologia em nosso favor

Por fim, o POP deve ser elaborado por um profissional habilitado e qualificado. É muito importante que ele tenha conhecimento de todos os fatores que influenciam os processos internos, além de terem em mãos softwares que ajudam na elaboração dos POP’s. Afinal, com a tecnologia ao nosso favor todas as tarefas que antes eram difíceis de serem executadas e até mesmo documentadas, se tornam muito mais fáceis e simples. Com procedimentos bem definidos e conhecidos por todos, os processos se tornam mais rápidos e têm menos falhas.

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